Un congreso médico, la presentación o el lanzamiento de un nuevo producto, unas jornadas científicas sobre un determinado tema,… Todos estos eventos son susceptibles de necesitar la labor de un gabinete de prensa que ayude a su organización a estructurar y definir el mensaje que desea transmitir a la sociedad y que facilite la difusión de esta información con el fin de que llegue al mayor número posible de personas.
¿Qué hace un gabinete de prensa?
El gabinete de prensa es el encargado de generar ruido y repercusión para cualquier evento además de servir de interlocutor ante las peticiones de los distintos medios de comunicación y la organización de dicho evento. Se encargará de la elaboración de las notas de prensa, la gestión de entrevistas en periódicos, radios y canales de televisión, además de elaborar y actualizar el contenido de las redes sociales, entre otras muchas cosas.
¿Por dónde empezar?
Cuando nos encargan la difusión o promoción de un congreso o evento, En Visible Comunicación llevamos a cabo la siguiente metodología:
- Análisis. En primer lugar realizamos una auditoría inicial para conocer la situación de nuestro cliente, su relación con los medios y, por supuesto, las posibilidades de difusión que tiene.
- Materiales de comunicación. A continuación desarrollamos los materiales básicos de comunicación: definición y elaboración del kit completo de prensa que incluye el dossier de prensa y el fact sheet de la compañía y/o productos.
- Branding. Si la relación con nuestro cliente pasa de ser puntual a regular definimos los Q&As y los mensajes clave de la compañía y diseñamos diferentes herramientas de comunicación como newsletters y salas de prensa virtuales con los correspondientes recursos informativos para periodistas.
- Relación con los medios. También nos ocupamos de lanzar las comunicaciones a los medios y gestionar las peticiones de los mismos.
- Informe impacto. Finalmente entregamos un dossier del impacto de la acción para que el cliente pueda valorar su efectividad.
¿Por qué contratar un gabinete de prensa externo para un evento?
Hay ocasiones en las que las empresas organizadoras de un congreso o evento ya cuentan con una persona responsable de prensa o incluso con un equipo para ello. ¿Es recomendable entonces contratar un gabinete de prensa externo? La respuesta es sí, ya que el gabinete siempre será un apoyo más al equipo de profesionales con el que ya contaba la organización para lograr la máxima difusión posible y además, puede ser de gran ayuda cuando el evento se celebra en una ciudad diferente en la que el equipo de prensa de la organización no suele desenvolverse con frecuencia. Entre las tareas del gabinete externo estarían:
- La elaboración de documentos útiles sobre el evento, como notas de prensa, textos para web, entradas de blog, etc.
- Facilitar a los medios locales y regionales el acceso al lugar donde tiene lugar el congreso (sobretodo cuando el congreso o evento suele ser en otras ciudades, como mencionamos anteriormente).
- Situar en la agenda pública local o regional la problemática o acontecimiento protagonista de la reunión.
- Hacer llegar la información a públicos interesados que no pueden acercarse a la cita.
- Aportar notoriedad a los organizadores y divulgar sus impresiones sobre la temática
- Servir como incentivo y contraprestación en imagen pública a los patrocinadores o colaboradores del evento.
- Permite contar con una memoria de la repercusión del evento, el informe o clipping de prensa
Otros servicios disponibles para la comunicación de un congreso
Además del gabinete de prensa básico, en Visible Comunicación es posible contratar otros servicios adicionales como por ejemplo:
- Elaboración de una página web propia del evento.
- Posibilidad de contratar fotógrafo y equipo de vídeo profesional.
- Definición y puesta en marcha de una campaña de publicidad en medios o redes sociales.
- Posibilidad de contar con un community manager específico que se encargue de la gestión de las redes sociales durante el evento.
- Traducción de materiales a distintos idiomas.
- Transmisión en directo por Internet.
¿Tienes un congreso o evento próximamente y no sabes por dónde empezar? En Visible Comunicación podemos ayudarte. Te esperamos.
