Dicen que las ruedas de prensa están en desuso… Sin embargo, en Visible Comunicación Estratégica las seguimos usando con mucha frecuencia. Desarrollando esta labor hemos llegado a algunas conclusiones. En esta entrada vamos a descubrirte diez claves que utilizamos en Visible Comunicación Estratégica para organizar nuestras ruedas de prensa.
Rueda de prensa: 10 claves para el éxito
1) Tienes que tener algo que decir. La información interesante siempre por delante, claro. Es muy fácil decirlo, pero cuando una empresa quiere salir sí o sí en los medios sin ninguna información de interés público que lo justifique, ¿qué hacemos? En Visible tenemos varias respuestas:
- a) No haces la rueda de prensa y escoges otro formato más adecuado, como la nota de prensa, el encuentro con los medios o simplemente lo dejas correr. Tienes que tener criterio para poder explicarle la situación a quienes te han encargado el trabajo, ya sean tus jefes o bien tus clientes si eres una agencia.
- b) Crea tú el tema de interés. Hay muchas técnicas para ello: relaciona la actividad de tus clientes con un tema de actualidad del sector y adapta el discurso. Para que esta salida resulte útil evidentemente tienes que tener experiencia tanto en el manejo de la información como buenas relaciones con los medios (que no son flor de un día).
- c) La otra posibilidad es provocar una entrevista con el máximo responsable de tu empresa por otro tema que no es el indicado por tus jefes, pero que vale para suscitar el interés del medio. Luego tu jefe o cliente ya puede introducir sus mensajes clave.
Si no aceptan estas posiblidades o no tienes autoridad en la materia o tus jefes no están preparados para trabajar contigo, vete sin dudarlo de esa empresa.
2) Prepara bien el contenido de la rueda de prensa. El Gabinete de Comunicación entrevista a uno o varios portavoces a fin de elaborar material escrito para los medios de comunicación. Este material recibirá el visto bueno de los portavoces.
3) Planifica objetivos, acciones y plazos. Un día antes de la rueda de prensa se envía una nota de convocatoria a los medios de comunicación (nota específicamente redactada para los medios, no para tus clientes). A continuación se inicia una ronda de llamadas a los medios para explicar y valorar la importancia de la convocatoria.
4) Se elabora una lista de peticiones de entrevista de los medios de comunicación (adicional a la convocatoria genérica). El responsable del Gabinete de Comunicación se coordinará con el o los portavoces solicitados para coordinar su intervención antes o después de la rueda de prensa.
5) Los portavoces llegarán al lugar donde se celebra la rueda de prensa antes que los medios de comunicación. Se les asesorará sobre la situación.
6) El responsable del Gabinete de Comunicación recibe a los periodistas y entrega una nota informativa previa al inicio de la rueda de prensa propiamente dicha.
7) Se tomarán fotografías durante el evento y vídeo, pero también para confirmar éxito.
8) Tras la rueda de prensa el responsable de comunicación enviará nota de prensa y fotos a los medios a través del correo electrónico. Además coordinará las peticiones de los medios con los portavoces.
9) Al día siguiente realizará un informe audiovisual del impacto de la convocatoria en los medios; será enviado al cliente y colgado en su página Web.
10) Sacar conclusiones para próximas convocatorias. Sobre el día, el lugar, el momento, la calidad de los portavoces… Y analizar las reacciones de los periodistas que se comprometieron a asistir y luego no lo hicieron (extraer un perfil de los mismos).
Valentín Sinovas. Director de Visible Comunicación Estratégica.
