Reuniones de trabajo
Ayer tuve una jornada donde asistí a tres agotadoras reuniones de trabajo. En cada una de ellas invertí más de hora y media. Es decir, estuve fuera de juego, desconectado de la corriente principal del trabajo de mi empresa unas cuatro horas y media (probablemente más…). Evidentemente, por salud mental, tengo que hacerme esta pregunta: ¿Para que sirven las reuniones de trabajo? O ésta: ¿Son necesarias? Y también ésta: ¿Dónde están las nuevas tecnologías cuando se las necesita? Es cierto que las reuniones de trabajo constituyen una herramienta de gestión y organización necesaria para el funcionamiento de una empresa, pero estoy seguro que nadie en su sano juicio las adora… Normalmente suelo salir de las reuniones con una sensación amarga de pérdida de tiempo y la certidumbre de que podría haber realizado otras tareas más productivas.
¿Por qué sucede? En mi caso, porque en la mayoría de las reuniones a las que asisto no están preparadas, carecen de un orden del día claro y preciso, en ellas no se controla el tiempo que ocupan y además los temas que se tratan no han sido acotados. Ah, y también está lo de los comentarios y narraciones que nada tienen que ver con el asunto que se está tratando pero que resultan tremendamente importantes para animar el ambiente. El resultado: Las reuniones son escasamente eficaces y, en la mayoría de los casos, prescindibles. Sin embargo, según encuestas que he leído, casi el 80 % del tiempo de un empresario o directivo se invierte en las dichosas reuniones. La pregunta que me hago es: ¿Si estoy reunido la mayor parte de la jornada, quién se ocupa de que funcione mi empresa…? Pero seamos sensatos, hemos de aceptar y asumir que las reuniones, como parte ineludible de nuestro trabajo. Ahora bien, tenemos que aprender a manejarlas. Aquí tienen unos consejos prácticos sobre cómo organizar las reuniones de trabajo, compilados por el abogado Óscar Fernandez León.
Ya sabemos que el trabajo puede ser colaborativo gracias al nuevo concepto del coworking. En Visible comunicación estratégica no nos hace falta reunirnos más que de tarde en tarde para desarrollar nuestros proyectos de comunicación. Para ello utilizamos nuestras herramientas tanto de comunicación como de productividad. Entre las primeras destaco el Viber, Skype y otras tantas que reducen considerablemente la factura del teléfono. Para las segundas, la productivas, Google Docs (ahora lo llaman Drive) es muy bueno para compartir documentos de uso común como los cronogramas de planes de comunicación, las tablas de seguimientos de los impactos en los medios de comunicación, las tareas y horas que invierte cada uno en sus cosas, calendarios personales y, en fin, un sin fin de mecanismos de gestión del trabajo diario. Todos podemos estar al día de lo que hacen todos. Además, Drive, te ofrecen la posibilidad de «buitrear» plantillas gratuitas por lo que no tienes que romperte los sesos inventando nada. Para las tareas de documentación y de creación en linea de proyectos no hay nada, en mi opinión, mejor que el Evernote (eliges documentos, los seleccionas, archivas e indexas). Para almacenar, ya lo saben, está el archiconocido Dropbox.
Nuevas tecnologías para las reuniones de trabajo
Pero qué sucede con las reuniones, podemos emplear herramientas de videoconferencia tanto gratuitas como de pago. Sin embargo, su uso no se han generalizado (al menos en mi ámbito de acción). Repito: ¿Dónde están las nuevas tecnologías cuando se las necesitan? A mí me gustaría que me ayudaran en esta batalla en contra de las reuniones ineficaces. Si se les ocurre algo bueno, bonito y barato por favor, escriban.
Valentín Sinovas. Director de Visible Comunicación Estratégica.
