Para ello la mejor herramienta que conocemos es la Auditoria de Comunicación. Gracias a ella podrás saber cómo funciona la comunicación de tu empresa o bien cómo está siendo percibida por parte de sus públicos: clientes, proveedores, instituciones, administración, medios de comunicación, etc. También es adecuada para averiguar la brecha que existe entre cómo queremos que se nos perciba (identidad) y cómo nos perciben realmente (imagen).
¿En qué casos se recomienda una auditoria de comunicación?
Yo te diría que siempre, porque se trata de un diagnóstico previo a la realización en cualquier plan, pero es cierto que a veces resulta un problema saber quién puede hacer este trabajo o bien la empresa en cuestión no tiene asignado un presupuesto para ello.
En cualquier caso los expertos recomiendan realizar una auditoría cuando la empresa es de nueva creación o bien ya consolidada, pero que no realizan actividades planificadas de gestión de su imagen y de la de sus productos o servicios. También la recomendamos en empresas que en un corto espacio de tiempo hayan aumentado sus esfuerzos de comunicación.
Otros casos recomendables: En grandes organizaciones con planes complejos ligados a su imagen, en casos de cambio de identidad corporativa, en procesos de fusiones, adquisiciones o ampliaciones de capital, para apoyar la gestión de marketing, específicamente en casos de ampliación del mercado o de desarrollo de nuevos productos, y tras una crisis importante de la entidad.
Para concretar un poco más, una auditoría analiza las siguientes cuestiones:
Cómo funciona el sistema de comunicación y quiénes lo dirigen:
- Cómo es percibida la empresa por sus distintos públicos.
- Qué vínculos existen entre la comunicación interna y la externa.
- Contenidos, calidad y valor para las audiencias (internas y externas) de los materiales de comunicación.
- Cómo y a través de qué medios se comunica la organización con sus empleados.
- Cómo y a través de qué medios se comunica la organización con sus clientes.
- Cómo y a través de qué medios se comunica la organización con sus accionistas.
- Cómo y a través de qué medios se comunica la organización con sus socios.
- Cómo son las relaciones de la organización con los medios masivos.
- Cómo participa la organización en los medios y redes sociales.
- Cómo es el tono con el que la organización se comunica: Corporativo, amigable, técnico, formal, informal…
Fases de realización de la auditoría
Fase 1ª: Preparación.
Demanda y primeros contactos.
Fase 2ª: Prediagnóstico.
Análisis de la organización y preparación del equipo. Organización del trabajo y metodología. Se procede a la recogida de la información, análisis documental a través del estudio del organigrama de la empresa, documentos históricos, contratos firmados, leyes y normas, memoria de la empresa, sitio web, etc. A continuación, se define el equipo encargado de gestionar y realizar la auditoría, el ámbito de actuación y la metodología.
Fase 3ª: Diagnóstico.
Observación, examen y descripción. Evaluación de los esfuerzos comunicativos de la empresa en relación a sus necesidades. Se define el esquema comunicacional de la organización (interno y externo).
Fase 4ª: Informe Final.
Síntesis, evaluación e interpretación. El informe final debe reflejar los puntos fuertes y débiles del sistema de comunicación utilizado por la empresa; incluyendo las recomendaciones necesarias para superar las deficiencias evidenciadas en el mismo.
Espero que te haya resultado de interés esta información. Puedes preguntarnos lo que desees.
Valentín Sinovas. Director de Visible Comunicación Estratégica.
